Паливні тендери часто виглядають простими лише на перший погляд. Компанії потрібно швидко оцінити ціну, логістику, вимоги до АЗС, умови документації, конкуренцію та власні шанси на перемогу. Якщо все це перевіряти вручну, команда витрачає години або дні ще до того, як ухвалить базове рішення: брати участь чи ні.
Асоціація вирішила глибше розібратися в цьому питанні та звернулася до SmartTender із запитаннями про AI-екосистему компанії, її практичне застосування та результати для бізнесу. Про це поговорили з Сергієм Сагуном, СЕО SmartTender.
— Почнімо з бази. Розкажіть детальніше, чим займається SmartTender ?
— SmartTender є акредитованим майданчиком системи Prozorro та Prozorro.Продажі, а також платформа закупівель для бізнесу, але наша унікальність у власних IT-розробках. Ми створюємо інструменти аналітики, електронного документообігу та, звісно, штучного інтелекту, щоб зробити процес торгів максимально прозорим та швидким.
— Розкажіть про ваші ШІ-інструменти. Ви їх купуєте як готові рішення чи розробляєте самі?
— Ми не купуємо готові «коробкові» ШІ-рішення, а розробляємо власні продукти самостійно. Проте ми не винаходимо колесо з нуля, а діємо стратегічно — беремо найкращі та найпотужніші LLM моделі, які існують у світі, але повністю перепрошиваємо їх під себе, закладаючи туди свій унікальний досвід, алгоритми та логіку. Тобто ми самостійно проектуємо алгоритми, налаштовуємо процеси та навчаємо систему працювати саме так, як потрібно для вирішення наших специфічних завдань. Закупівлі — це надскладна ніша з купою юридичних нюансів. Такий підхід допомагає нам вирішувати «болі» наших клієнтів.
Наразі в нашу ШІ-екосистему входять:
- Аналітичний модуль
Поєднання AI-аналітики, BI та CRM для швидкого аналізу ринку закупівель. Допомагає бачити ціни, конкурентів, нових замовників, оцінювати власну частку ринку та швидко формувати довідки про очікувану вартість. - SmartCheck AI
AI-інструмент для аналізу тендерної документації. Автоматично знаходить вимоги замовника, формує чек-лист і прив’язує кожен пункт до відповідного місця в документації. Допомагає швидше готувати пропозиції та знижує ризик помилок. - Smartik
AI-помічник 24/7 у форматі чат-бота. Пояснює правила участі, допомагає працювати з майданчиком та допомагає знайти релевантні тендери. - AI-інструмент для АЗС
Рішення для паливного ринку, яке автоматично перевіряє вимоги щодо розташування АЗС. Інструмент будує карту та одразу показує, чи відповідає мережа умовам тендера.
Але на цьому не зупиняємось. Уже зовсім скоро покажемо ринку нові рішення, які стануть сильним підсиленням для команд і допоможуть бізнесу працювати ще ефективніше.
— Ви згадали слово «екосистема». Як ці інструменти взаємодіють між собою в реальному житті постачальника палива?
— У паливному бізнесі рішення про участь у тендері складається з кількох перевірок. Спочатку компанія має зрозуміти, чи тендер взагалі релевантний: хто замовник, який обсяг, які умови постачання, яка очікувана вартість і хто зазвичай конкурує в таких закупівлях. Це зона Аналітичного модуля.
Далі команда перевіряє документацію. SmartCheck AI структурує вимоги замовника, формує чек-лист і допомагає не пропустити умови, які можуть вплинути на допуск до тендера.
Окремо для паливних закупівель працює перевірка вимог до АЗС. Якщо в документації зазначено, що заправка має бути в певному радіусі від об’єкта замовника, система автоматично витягує ці умови, будує карту й показує, чи відповідає мережа вимогам.
У результаті команда швидше проходить шлях від «ми знайшли тендер» до «ми розуміємо, чи варто в нього заходити, з якою ціною і які ризики треба врахувати».
— Нас особливо зацікавила ваша аналітика. Яку саме проблему вона вирішує для бізнесу?
— Для паливного бізнесу аналітика вирішує три практичні задачі.
Перша — ціна. Компанія бачить, за якими цінами реально укладалися договори, як змінюється ринок у конкретних регіонах і де ціна відрізняється від середньої по ринку.
Друга — конкуренція. Можна побачити, хто регулярно перемагає у закупівлях палива, у яких замовників, з якими сумами договорів і в яких регіонах.
Третя — втрачені можливості. Модуль допомагає знайти закупівлі, у яких компанія могла б брати участь, але не зайшла, або сегменти, де конкуренти вже активніші.
Для керівника це управлінські рішення: де ми можемо збільшити участь, де втрачаємо маржу, де треба переглянути цінову стратегію, а де тендери не варті ресурсу команди.
— Чим ваша аналітика відрізняється від звичайної BI-системи чи таблиць Excel?
— Excel і BI працюють тоді, коли у компанії вже є зібрані, очищені й правильно структуровані дані. У закупівлях це найскладніша частина: потрібно знайти релевантні процедури, витягнути позиції, порівняти ціни за одиницю, врахувати регіон, період, характеристики, замовників і конкурентів.
Аналітичний модуль SmartTender уже побудований під логіку закупівель. Він працює з даними Prozorro, договорами, товарними позиціями, замовниками та постачальниками, а не вимагає від команди спочатку вручну створити власну базу для аналізу.
— Кому, окрім менеджерів із закупівель, може бути корисний цей модуль?
— Насправді сфера застосування нашого Аналітичного модуля значно ширша, ніж здається на перший погляд. Це сильний орієнтир для кожного, хто відповідає за стратегію, бюджети та масштабування бізнесу.
Давайте розберемо по поличках, яку саме цінність він приносить різним гравцям:
Для CEO
Бачити частку компанії в закупівлях, регіони росту, активність конкурентів і втрачені можливості.
Для комерційного директора
Оцінювати, де можна збільшити участь, які замовники закуповують регулярно, де конкуренти забирають контракти й які цінові коридори працюють.
Для тендерного відділу
Швидше відбирати релевантні тендери, перевіряти документацію, не витрачати час на закупівлі, де мережа не відповідає вимогам до АЗС.
Для аналітика / фінансової команди
Порівнювати ціни, динаміку ринку, обсяги закупівель, маржинальність і ризики участі.
— Поговорімо про паливний ринок. Які інструменти є саме для АЗК і як ними скористатися?
— Для паливного ринку ми зробили окремий AI-інструмент для перевірки вимог до АЗС.
У тендерах часто прописують умови на кшталт: заправка має бути в радіусі певної кількості кілометрів від об’єкта замовника або в конкретному населеному пункті. Раніше менеджер мав вручну читати документацію, шукати адреси, відкривати карти, перевіряти відстані й зіставляти це з мережею АЗС. Тепер система автоматично витягує такі вимоги з документації, показує їх в окремій вкладці, будує карту та допомагає швидко зрозуміти, чи відповідає мережа умовам тендера.
Але найцінніше тут навіть не сама перевірка. Інструмент допомагає дуже швидко оцінити тендер ще на старті — чи варто команді взагалі витрачати час на підготовку пропозиції. Бо часто буває, що менеджери вже почали аналіз документації, а потім виявляється: мережа не покриває потрібні локації.
— А якщо це не енергетичний гігант, а малий чи середній бізнес? Чи релевантно їм використовувати ШІ?
— Для малого й середнього бізнесу AI-інструменти корисні тоді, коли тендерна робота тримається на одній-двох людях. У таких команд менше часу на ручний аналіз, перевірку документації й моніторинг нових закупівель.
Якщо велика компанія може розподілити ці задачі між відділом, то малий постачальник часто поєднує продажі, документи й участь у тендерах в одній ролі. Тому автоматизація тут дає не «технологічну перевагу заради технології», а дуже прикладний результат: швидше знайти релевантний тендер, перевірити ключові вимоги й не втратити можливість через неуважність або брак часу.
До речі, наш кейс із компанією YASNO показав: навіть гіганти завдяки SmartCheck AI за два роки збільшили кількість опрацьованих закупівель більш ніж на 50%.
А для малого бізнесу це шанс масштабуватися без розширення штату.
— Який перший крок для компанії, яка хоче спробувати ці інструменти?
— Найкраще тут — перевірити все на власному досвіді. Перший крок — подивитися на реальні дані вашої компанії. На демо ми можемо показати:
- які паливні тендери були потенційно релевантними для вашої мережі;
- де конкуренти перемагали у ваших категоріях або регіонах;
- які закупівлі могли бути пропущені;
Дуже часто після такого аналізу компанії бачать, що можуть працювати значно ефективніше: швидше реагувати на закупівлі, точніше обирати тендери для участі, менше витрачати часу на рутину й краще розуміти сам ринок. Це найкращий аргумент.
Тому найкращий перший крок — записатися на демо, обрати свою роль і подивитися, як аналітичний модуль працюватиме саме на ваших даних. Зробити це можна тут.
Сьогодні цифровізація закупівель — це вже не питання «майбутнього», а інструмент конкурентоспроможності бізнесу. Особливо для паливного ринку, де швидкість аналізу, точність рішень і здатність оперативно оцінювати ризики безпосередньо впливають на ефективність роботи компанії. Досвід SmartTender демонструє: AI-рішення поступово переходять із категорії додаткових технологій у категорію базових інструментів для бізнесу, який хоче працювати швидше, точніше та ефективніше.
