Спочатку було слово. І це слово було: «стандарт»! Ні, не так. Спочатку був хаос — непорозуміння між керівником і підлеглим, складнощі в управлінні великими системами. І лише потім прийшов стандарт. І разом із ним — порядок. Я розповім Вам одну історію, яка внесла корективи на мої погляди стандартів. Це сталося близько 15 років тому, під час екстремального корпоративного тренінгу. Ми сиділи біля вогнища в лісі серед ночі. Я спитав у власника великої ІТ-компанії:
— Чому у вашій компанії все так зарегульовано, стандартизовано, прописано в інструкціях, розпорядженнях та наказах?
Він відповів:
— Є компанії, де точкою збору є лідер, людина. А є такі, де точкою збору є документ. Я хочу створити систему, яка керується автоматично. Я не хочу вручну приймати рішення за підлеглих. Моя мета — видати наказ і спостерігати, як досягаються поставлені цілі, а гроші заробляються швидше та ефективніше.
Вигоди для працівника та керівника.
— Коли я беру на роботу людину, я заздалегідь визначаю стандарти й процедури, за якими вона працюватиме, — продовжив бізнесмен. — Це спрощує її адаптацію: працівник знає правила гри і не витрачає сили на те, щоб зрозуміти, чим ця робота відрізняється від попередньої.
— А якщо результату нема? Працівник не може досягти поставлених перед ним цілей? — спитав я.
— Ми його звільняємо. Важливо, що при цьому немає конфлікту: і він, і я розуміємо ситуацію однаково. Стандарти прискорюють прийняття рішень, оскільки ми не тільки економимо кошти на зарплату, але й мінімізуємо витрати на обладнання та робоче місце.
Стандарти та адаптація до змін.
— Але ж обставини змінюються, накази старіють і множаться, — зауважив я.
— І тоді я видаю новий актуальний наказ, — спокійно відповів власник. — Стандарт має бути гнучким. Якщо система не працює належним чином, я шукаю причину, ставлю питання працівнику: чи все зроблено за інструкцією? Якщо так, але результату нема — значить, потрібна корекція. Без інструкцій це зробити складніше, адже люди часто сприймають вказівки як болісну критику.
— А коли є стандарт, виходить інакше?
— Це набагато легше. Спершу я, як керівник, перед зустріччю з підлеглим аналізую, де саме було відхилення від інструкції. Потім ми разом розглядаємо, як виконана робота відповідає стандартам. Якщо виявляємо невідповідність, то виправляємо її разом: я пояснюю, що і як потрібно зробити. Часто й сам підлеглий розуміє свої помилки, адже він добре знає інструкції та стандарти роботи.
Вплив на репутацію компанії та капіталізацію.
— Саме тому ми працюємо з зовнішніми аудиторами? — спитав я.
— Так, це впливає на капіталізацію. Коли компанія працює за світовими стандартами, я можу легко пояснити фінансистам, скільки й для чого мені потрібно інвестицій та як вони окупляться. Це також впливає на репутацію компанії. Я не планую її продавати, але для себе хочу розуміти, скільки коштує мій бізнес, скільки грошей я заробив і планую заробити за рік.
— Це ж бюрократія, влада папірця, — зауважив я.
— Мені так простіше. У нас прописано, що ми не виносимо паперові носії з офісу, не користуємося чернетками, а всі непотрібні документи знищуємо шредером. І всі роблять саме так. Слово керує людьми. Мені не потрібно кожному це пояснювати.
Чи не обмежують стандарти творчість?
— А як бути з креативними посадами? Наприклад, у сфері ІТ? — запитав я. — Прописати кожен крок у творчій роботі складно.
— У будь-якій професії є рутинні процедури, — заперечив він. — Фахівець знає, скільки часу займає конкретне завдання, і знає, де він може розслабитись, а де напружитися. Це допомагає йому працювати ефективніше, навіть у креативних професіях.
Стандарти як «точка збору».
На той момент я вже понад десять років проводив тренінги персоналу паливних компаній та авіакомпаній, де процеси стандартизовані до найменших деталей. Але значення стандартів як методу управління я усвідомив саме після цієї розмови. Стандарти стали «точкою збору» для бізнесу: вони встановлюють порядок, допомагають уникати непорозумінь та спрощують прийняття рішень.
Ця розмова дала мені новий погляд на стандарти, і тому я вирішив поділитися нею з вами.
Андрій Копилов
Керівник комітету стандартів асоціації «Паливно-енергетичного бізнесу»